Elaboració del Reglament d'Arxiu i Gestió Documental de l'Ajuntament de Salou

Els problemes que es pretenen solucionar amb la iniciativa:

• Riscos legals: no disposar d’aquest reglament ens fa incomplir un dels requisits bàsics per formar part del Sistema d’Arxius de Catalunya. Recordem que la normativa en arxius estableix, primer, la necessitat de l’Ajuntament de disposar d’un únic sistema de gestió documental i, segon, el fet que siguem un  municipi de més de 10.000 habitants, ens obliga a disposar d’un Arxiu Municipal integrat al Sistema d’Arxius de Catalunya. Aquesta integració al Sistema d’Arxius de Catalunya comporta aprovar un reglament intern de funcionament, d’acord amb el Decret 190/2009.

• Risc jurídic: la manca d’una regulació general que permeti desenvolupar procediments clars de gestió del cicle de vida dels documents pot generar un risc jurídic, perquè ens pot situar en un escenari de pèrdua d’evidència administrativa, dificultats de tramitació en procediments sancionadors i recursos, l’incompliment de dret d’accés, etc.).

• Risc operatiu: no comptar amb document que reguli el Sistema de Gestió Documental únic per tota la organització comporta problemes d’interoperabilitat entre unitats administratives, de comprensió i de recuperació. Per tant perdem un dels actius més importants de l’Ajuntament: la nostra informació.

• Fractura entre gestió electrònica i la documentació d’arxiu: la normativa de gestió electrònica i procediment administratiu exigeix una coherència en la gestió documental, tant dels documents en suport paper com dels electrònics. Cal un marc que integri el seu ús i la seva preservació digital.

• Riscos en transparència i reutilització de les dades: la manca de regulació en gestió documental pot generar problemes a l’hora de crear fluxos automatitzats en l’àmbit de la publicitat activa, entre altres, per l’obligació de mostrar aquesta informació d’acord amb el Quadre de Classificació Documental. A més, la manca d’eines de la gestió documental suposa ja per sí un incompliment d’aquesta normativa (p. ex. No publicar el Calendari de conservació o el Registre d’eliminacions a la Seu electrònica).

• Riscos en l’àmbit de la Intel·ligència Artificial: Hem de ser conscients que la intel·ligència artificial actua a partir de correlacions matemàtiques i no com a conseqüència d’una causalitat conscient. Aquestes correlacions matemàtiques es realitzen a partir de dades i es necessiten de qualitat. Per tant, la gestió documental és qui garanteix la qualitat de les dades i la seva unicitat.

La necessitat i oportunitat de la seva aprovació:

 1. El reglament és totalment necessari en els següents àmbits:

•  Legal: el Reglament atorga seguretat jurídica i adequació al marc autonòmic (Llei 10/2001 i Decret 190/2009).

• Operatiu: millora la gestió diària de l’Ajuntament, ja que unifica criteris i estableix com tractar la documentació des de la seva creació fins a la seva conservació o l’eliminació final.

• Estratègic: aconsegueix que complim amb els requisits de la nostra integració al Sistema d’Arxius de Catalunya, que assolim les nostres obligacions d’accés amb el ciutadà o que fem efectiu el nostre encàrrec en la difusió del nostre patrimoni documental.

 2. També es presenta com una gran oportunitat, ja que és un dels instruments importants per adaptar-nos als canvis tecnològics actuals:

•  És bàsic per complir amb moltes de les eines que encara ens cal desenvolupar en l’àmbit de l’administració electrònica. Per exemple, l’aprovació de la Política de Gestió dels Documents Electrònics, que necessita primer de la base normativa del reglament.

• També, les noves formes de treball que genera l’expectativa de la intel·ligència artificial necessita disposar d’un sistema documental robust definit pel reglament que permeti la integració de dades i datasets en la seva gestió.

• El reglament posa de relleu la figura l’Arxiu Municipal com un dels actors a tenir en compte en el desenvolupament d’actuacions transversals dins de l’organització.

Els objectius de la norma són els següents:

• Homologar les pràctiques de la unitat d’Arxiu amb els requisits de pertinença al Sistema d’Arxius de Catalunya: disposar de reglament és un d’aquests requisits indispensables.

• Regular la gestió integral dels documents municipals i determinar responsabilitats: establir la gestió integral dels documents, les responsabilitats i les funcions dels actor que hi intervenen.

• Ordenar el cicle de vida documental (classificació, avaluació, transferència, eliminació), establir instruments (quadres, calendars de conservació), com procediments (ingrés, transferència, avaluació i criteris de tria/eliminació).

• Regular la gestió dels documents electrònics i garantir la interoperabilitat i la preservació digital: incloure la gestió específica de documents electrònics, preservació, migració i integració amb sistemes d’administració electrònica.

• Definir l’estructura del servei i les funcions del personal: identificar la unitat d’Arxiu com a servei públic (administratiu i cultural), descriure l’estructura i atribuir funcions i responsabilitats al personal de la unitat d’Arxiu i la seva participació en comissions, comitès i altres grups de treball.

• Garantir el dret d’accés a la informació i la transparència: assegurar l’accés dels ciutadans als documents d’arxiu, promovent la transparència i detallant excepcions i terminis de reserva.

• Regular ingressos externs (donacions, dipòsits, compres i dipòsits privats): establir els procediments d’acceptació, la seva formalització i la possibilitat de compra de documentació.

• Salvaguarda, conservació i preservació del patrimoni documental: definició del patrimoni documental i l’obligació de garantir la seva conservació i preservació (condicions ambientals, restauració, polítiques de preservació). Assegurar condicions de seguretat física i digital i mesures davant sinistres.

• Promoure la difusió i funció cultural de l’arxiu (exposicions, recerca, activitats): potenciar la funció cultural, les polítiques de comunicació i la difusió del patrimoni documental, el suport a la recerca i la participació ciutadana.

• Vetllar contra l’espoli i protegir la propietat pública dels fons: mesures i responsabilitats per a denunciar i impedir l’espoli del patrimoni documental municipal.

Les possibles solucions alternatives reguladores i no reguladores:

• No aprovar cap reglament: aquesta opció, primer, suposaria un risc legal, ja que no compliríem amb una Llei catalana i el seu desenvolupament. Com a ajuntament d’un municipi de més de 10.000 habitants, tenim l’obligació de disposar d’un Arxiu Municipal que s’encarregui de la nostra gestió documental; i la seva existència necessita ser reglamentada. I, segon, no tenir definit els Sistema de Gestió Documental de l’Ajuntament ens debilita i ens fa poc efectius davant del ciutadà i la resta administracions i poc eficaços davant la defensa dels nostres interessos.  Per tant, és un escenari gens recomanable.

• Una segona opció seria substituir l’aprovació del reglament per una col·lecció d’instruccions i/o protocols que defineixin parcel·les de la gestió documental i la protecció del patrimoni documental i/o l’actuació puntual segons les necessitats que es presentin. És un plantejament que pot semblar menys costós i, potser sí, més àgil. Però mancaria de força normativa pública i no compliria amb els requisits per formar part del Sistema d’Arxius de Catalunya. A banda, l’actuació de la unitat d’Arxiu podria quedar massa pendent de la voluntat de tercers i no pas per l’obligació que sí que expressa un reglament. Aquesta ha de ser només un escenari d’impàs amb l’objectiu d’aprovar el reglament, que tampoc és recomanable estendre’l massa en el temps.

Per fer arribar les vostres aportacions heu d'adreçar-vos a l'apartat "Propostes" del menú superior. Per realitzar la proposta haureu d'estar donats d'alta al portal.