Elaboración del Reglamento de Archivo y Gestión Documental del Ayuntamiento de Salou

Los problemas que se pretenden solucionar con la iniciativa:

• Riesgos legales: no disponer de este reglamento supone incumplir uno de los requisitos básicos para formar parte del Sistema de Archivos de Cataluña. Recordamos que la normativa en materia de archivos establece, en primer lugar, la necesidad de que el Ayuntamiento disponga de un único sistema de gestión documental y, en segundo lugar, que el hecho de ser un municipio de más de 10.000 habitantes, nos obliga a disponer de un Archivo Municipal integrado en el Sistema de Archivos de Cataluña. Esta integración en el Sistema de Archivos de Cataluña comporta la aprobación de un reglamento interno de funcionamiento, de acuerdo con el Decreto 190/2009.

• Riesgo jurídico: la carencia de una regulación general que permita desarrollar procedimientos claros de gestión del ciclo de vida de los documentos puede generar un riesgo jurídico, ya que nos puede situar en un escenario de pérdida de evidencia administrativa, dificultades de tramitación en procedimientos sancionadores y recursos, incumplimiento del derecho de acceso, etc.).

• Riesgo operativo: no contar con un documento que regule el Sistema de Gestión Documental único para toda la organización conlleva problemas de interoperabilidad entre unidades administrativas, así como dificultades de comprensión y recuperación de la información. Por lo tanto, perdemos uno de los activos más importantes del Ayuntamiento: nuestra información.

• Fractura entre la gestión electrónica y la documentación de archivo: la normativa de gestión electrónica y procedimiento administrativo exige una coherencia en la gestión documental, tanto de los documentos en soporte papel como de los electrónicos. Hace falta un marco que integre su uso y su preservación digital.

• Riesgos en transparencia y reutilización de los datos: la carencia de regulación en gestión documental puede generar problemas a la hora de crear flujos automatizados en el ámbito de la publicidad activa, entre otros motivos, por la obligación de mostrar esta información de acuerdo con el Cuadro de Clasificación Documental. Además, la carencia de herramientas de gestión documental supone, por sí misma, un incumplimiento de esta normativa (p. ej., no publicar el Calendario de conservación o el Registro de eliminaciones en la Sede electrónica).

• Riesgos en el ámbito de la inteligencia artificial: tenemos que ser conscientes de que la inteligencia artificial actúa a partir de correlaciones matemáticas y no como consecuencia de una causalidad consciente. Estas correlaciones matemáticas se realizan a partir de datos, y estos deben ser de calidad. Por lo tanto, la gestión documental es la que garantiza la calidad y unicidad de los datos.

La necesidad y oportunidad de su aprobación:

 1. El reglamento es totalmente necesario en los siguientes ámbitos:

• Legal: el Reglamento otorga seguridad jurídica y adecuación al marco autonómico (Ley 10/2001 y Decreto 190/2009).

• Operativo: mejora la gestión diaria del Ayuntamiento, puesto que unifica criterios y establece cómo tratar la documentación desde su creación hasta su conservación o eliminación final.

• Estratégico: permite cumplir con los requisitos de integración en el Sistema de Archivos de Cataluña, garantizar nuestras obligaciones de acceso ante la ciudadanía y hacer efectivo nuestro cometido en la difusión del patrimonio documental.

 2. También se presenta como una gran oportunidad, puesto que es uno de los instrumentos clave para adaptarnos a los cambios tecnológicos actuales:

• Es básico para cumplir con muchas de las herramientas que todavía deben desarrollarse en el ámbito de la administración electrónica. Por ejemplo, la aprobación de la Política de Gestión de los Documentos Electrónicos, que necesita previamente la base normativa del reglamento.

• Asimismo, las nuevas formas de trabajo derivadas de la expectativa generada por la inteligencia artificial requieren disponer de un sistema documental robusto definido por el reglamento, que permita la integración de datos y conjunto de datos (datasets) en su gestión.

• El reglamento pone de relieve la figura del Archivo Municipal como uno de los actores que deben tenerse en cuenta en el desarrollo de actuaciones transversales dentro de la organización.

Los objetivos de la norma son los siguientes:

• Homologar las prácticas de la unidad de Archivo con los requisitos de pertenencia al Sistema de Archivos de Cataluña: disponer de reglamento es uno de estos requisitos indispensables.

• Regular la gestión integral de los documentos municipales y determinar responsabilidades: establecer la gestión integral de los documentos, así como las responsabilidades y funciones de los actores que intervienen.

• Ordenar el ciclo de vida documental (clasificación, evaluación, transferencia y eliminación), establecer instrumentos (cuadros, calendarios de conservación), así como procedimientos (ingreso, transferencia, evaluación y criterios de selección/eliminación).

• Regular la gestión de los documentos electrónicos y garantizar la interoperabilidad y la preservación digital: incluir la gestión específica de documentos electrónicos, su preservación, migración e integración con los sistemas de administración electrónica.

• Definir la estructura del servicio y las funciones del personal: identificar la unidad de Archivo como servicio público (administrativo y cultural), describir su estructura y atribuir funciones y responsabilidades al personal de la unidad de Archivo, así como su participación en comisiones, comités y otros grupos de trabajo.

• Garantizar el derecho de acceso a la información y la transparencia: asegurar el acceso de la ciudadanía a los documentos de archivo, promoviendo la transparencia y detallando las excepciones y los plazos de reserva.

• Regular ingresos externos (donaciones, depósitos, compras y depósitos privados): establecer los procedimientos de aceptación, su formalización y la posibilidad de adquisición de documentación.

• Salvaguardar, conservar y preservar el patrimonio documental: definir el patrimonio documental y la obligación de garantizar su conservación y preservación (condiciones ambientales, restauración y políticas de preservación). Asimismo, asegurar condiciones de seguridad física y digital y establecer medidas ante siniestros.

• Promover la difusión y la función cultural del archivo (exposiciones, investigación y actividades): potenciar la función cultural, las políticas de comunicación y la difusión del patrimonio documental, el apoyo a la investigación y la participación ciudadana.

• Velar contra el expolio y proteger la propiedad pública de los fondos: establecer medidas y responsabilidades para denunciar e impedir el expolio del patrimonio documental municipal.

Las posibles soluciones alternativas reguladoras y no reguladoras:

• No aprobar ningún reglamento: esta opción, en primer luegar, supondría un riesgo legal, puesto que no cumpliríamos con la legislación catalana y su desarrollo normativo. Como ayuntamiento de un municipio de más de 10.000 habitantes, tenemos la obligación de disponer de un Archivo Municipal que se encargue de nuestra gestión documental, y su existencia debe estar reglamentada. En segundo lugar, no tener definido el Sistema de Gestión Documental del Ayuntamiento nos debilita y nos hace poco efectivos ante la ciudadanía y el resto de administraciones así como poco eficaces en la defensa de nuestros intereses.  Por lo tanto, se trata de un escenario nada recomendable.

• Una segunda opción sería sustituir la aprobación del reglamento por una colección de instrucciones y/o protocolos que definan ámbitos concretos de la gestión documental, la protección del patrimonio documental y/o actuaciones puntuales según las necesidades que se presenten. Es un planteamiento que puede parecer menos costoso y, quizá, más ágil. Sin embargo, carecería del suficiente respaldo normativo y no cumpliría con los requisitos para formar parte del Sistema de Archivos de Cataluña. Además, la actuación de la unidad de Archivo podría quedar excesivamente supeditada a la voluntad de terceros y no a la obligatoriedad que sí establece un reglamento. Esta opción debería contemplarse únicamente como una situación transitoria orientada a la futura aprobación del reglamento, por lo que tampoco resulta recomendable prolongarla excesivamente en el tiempo.

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